Knacknüsse bei ERP-Projekten

Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme vereinfachen den Arbeitsalltag. Bei der Einführung können allerdings die unterschiedlichsten Probleme auftreten. Nachfolgend erläutern wir, die gängigsten Herausforderungen und zeigen Ihnen, wie Sie diese meistern bzw. abfedern.

Die Qual der Wahl

ERP-Lösungen gibt es wie Sand am Meer. Allein im deutschsprachigen Raum geht man, je nach Einordnungskriterien, von 250 – 600 Lösungen aus. Das Finden der passenden Lösung gleicht damit oft der Suche nach einer Nadel im Heuhaufen.

Es ist sehr wichtig, dass das ausgewählte ERP-System sämtliche relevanten Prozesse abbildet. Gleichzeitig darf es aber nicht überdimensioniert sein. Zu guter Letzt muss es flexibel sein, sprich sich auch an zukünftige Anforderungen anpassen können, ansonsten sind Insellösungen vorprogrammiert. Diese Kriterien helfen aber kaum, die Anzahl der in Frage kommenden Systeme effektiv zu minimieren. Wie kann man also weiter vorgehen?

Starten Sie mit einer intensiven Recherche, die am Schluss in einer Grobauswahl von ca. 5 Anbietern mündet. Schauen Sie sich hierfür Systeme bei Konkurrenten und befreundeten Unternehmungen an. Sehr lohnend ist auch die Begutachtung von Branchenlösungen. Denn Anbieter, die Ihre Branche kennen, kennen Ihre Bedürfnisse und Anforderungen und sprechen Ihre Sprache

Im nächsten Schritt analysieren Sie Ihre Prozesse zusammen mit dem Anwender/innen. Was genau machen sie? Warum machen sie es (so)? Was nützt das Prozessergebnis dem Kunden? Mit der Prozessspezifikation können Sie mittels Prototypen oder Prozessworkshops 1-2 Anbieter herausfiltern.  

Grundsätzlich empfiehlt sich im Anschluss und vor Vertragsabschluss die Durchführung eines Vorprojektes. Dabei legen Sie gemeinsam mit dem Anbieter bestimmte Themen fest, die noch Unsicherheiten bzgl. Umsetzung oder Budget aufweisen. Das Vorprojekt ist eine perfekte Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen und hilft, den genauen Leistungsumfang für das Projekt zu definieren. Gleichzeitig lernen Sie den zukünftigen Partner bezüglich einer Zusammenarbeit kennen.

Zieldefinition

Oft gibt es keine Zieldefinitionen. Es ist aber praktisch unmöglich ein Projekt erfolgreich, ohne diese abzuwickeln. Am Anfang jedes ERP-Projektes muss daher die Zielbeschreibung stehen. Überlegen Sie sich genau, wieso ein (neues) ERP eingeführt werden soll? Was möchten Sie genau erreichen? Ohne Ziele ist weder eine korrekte ERP-Auswahl noch ein stimmiges Projekt-Controlling möglich.

Sollten Sie sich die Prozessoptimierung zum Ziel genommen haben, lohnt es sich die Abläufe im Verkauf und in der Produktion unter die Lupe zu nehmen. Die Praxis zeigt, dass in diesen Bereichen ein enormes Potential zur Automatisierung vorliegt.  

Ausschlaggebend für das Projekt sind auch die Vorstellungen und Anforderungen der Anwender/innen. Je spezifischer, klarer, durchgängiger und vollständiger diese sind, desto besser verläuft die Einführung. Anstelle von Pflichtenheftern bietet es sich an, eine konsistente Beschreibung der Prozesse als Vorgabe für die Einführung des neuen ERPs zu verwenden. Darin wird das "Was" und das "Wie" spezifiziert.

Mit den Zieldefinitionen und den Prozessbeschreibungen haben Sie eine gute Grundalge, das Projekt erfolgreich und zeitsparend umzusetzen.

Viele Köche verderben den Brei

Bei einem ERP-Projekt sind alle Abteilungen einer Unternehmung involviert. Es ist häufig so, dass jedes Department eigene Version der Standardprozesse verfügt. Um dieses Dilemma zu lösen, müssen vorab Spielregeln, Kompetenzen und das Vorgehen definiert werden. Fokussieren Sie sich dabei auf bereichsübergreifende Workflows und nicht nur auf Prozesse innerhalb der Abteilungen. Das Projekt ist DIE Chance Ihre Abläufe zu verbessern und zu integrieren. Nutzen Sie sie!

Alles steht und fällt mit der Planung

Eine gute Planung soll nie losgelöst betrachtet werden und muss immer langfristig sein. Wenn zum Beispiel gleichzeitig mit dem ERP die Geschäftsstrategie ändert, muss dies in die Planung und das Projekt einbezogen werden. Sonst haben Sie am Schluss ein System, welches Ihre alten Prozesse abdecket. Was auch zu beachten ist, ist, dass ein ERP kein (reines) IT-Projekt ist, sondern ein unternehmensübergreifendes, betriebswirtschaftliches Unterfangen.

Datenmigration

Ein weiterer wichtiger aber häufig weniger beachteter Bereich ist die Datenmigration. Diese kann sehr aufwendig sein, vor allem dann, wenn Daten aus verschiedenen Quellen migriert werden sollen. Daher ist es wichtig, dass Sie von Anfang an definieren, welche Informationen mitgenommen werden und sich bei allen immer fragen, ob dies auch Sinn macht. Ein ERP-Einführungsprojekt ist eine Chance zum Aufräumen und Selektionieren. Daher ist es empfehlenswert eher weniger als mehr zu migrieren.

Ressourcen

Die Einführung einer ERP-Software ist ein komplexes Projekt, das Zeit und Ressourcen benötigt. Häufig werden der interne Aufwand und die eigenen Verfügbarkeiten falsch eingeschätzt. Rechnen Sie mit mindestes 2-3 Mal so viel internen Aufwand, wie der externe Anbieter offeriert. Denn, haben die Mitarbeitenden zu wenig Zeit, zieht sich das Projekt in die Länge, was wiederum zu höheren Kosten führt.

Die Anforderungen an das Projekt-Team sind sehr hoch. Bedenken Sie, dass sich die Projektmitglieder, je nach Kenntnisstand, Wissen aneignen müssen. Projektmanagement will gelernt sein. Das Projekt-Team sollte gleichzeitig ein bereichsübergreifendes Verständnis haben. Ein häufig beobachteter Fehler ist, dass Schlüsselrollen erst während des Projektes besetzt werden. Wenn diese Mitarbeitenden dann noch zu sehr mit dem Arbeitsalltag beschäftigt sind, entstehen automatisch Konflikte.

Projektmarketing

Die Einführung eines neuen ERPs führt zu einem radikalen Wandeln von Prozessen, Arbeitsweisen und Technologien. Es passiert daher immer wieder, dass Emotionen hochkochen und ein sachliches Arbeiten nicht mehr möglich ist. Ein Fortbildungskonzept und ein begleitendes Projektmarketing helfen diese abzufedern. Organisieren Sie wiederkehrende Meetings, in dem Sie Projektfortschritte präsentieren. Involvieren Sie auch die Projektbeteiligten aus den Teams, denen die Mitarbeitenden vertrauen.  So unterstützen Sie auch diejenigen, denen es Probleme bereitet eingeschliffene Prozesse zu hinterfragen und alte Gewohnheiten über Bord zu werfen