DMS / Kampf dem Chaos auf dem Schreibtisch

Brauchen Sie viel Zeit zum Suchen Ihrer Dokumente? Müssen Sie immer wieder den am Telefon wartenden Kunden vertrösten, da das benötigte Dokument nicht auffindbar ist? Ihr Revisor möchte Einsicht in einen Beleg, doch leider ist dieser verschollen? Das zeitaufwendige Suchen nach Dokumenten schlägt auf die Produktivität, die Servicequalität und die Motivation Ihrer Mitarbeitenden. Stellen Sie sich nun vor, all diese Beleg sind in einem digitalen System, dass diese verwaltet und bereitstellt, abgelegt.

Welche Vorteile hat ein DMS

  • Schneller Zugriff auf Ihre Daten und Belege: Ein DMS kann via Schnittstellen auf verschiedene Systeme zugreifen und die darin liegenden Belege zur Verfügung stellen. Mit einer Integration des DMS ins ERP können die abgelegten Informationen direkt im Vorgang benutzt werden und es steht Ihnen nur noch ein einzige Benutzeroberfläche zur Verfügung, was wiederum der Usability Rechnung trägt
  • In Zeiten von Corona hat das ortsunabhängige Arbeiten an Wichtigkeit gewonnen. Mit papierbasierten Prozessen ist dies kaum umsetzbar. DMS in Kombination mit dem ERP schaffen die besten Voraussetzungen für das ortsunabhängige Arbeiten – auch dann, wenn praktisch von einer Minute auf die andere die ganze Belegschaft ins Home-Office umzieht.
  • Es bestehen seitens des Gesetzgebers diverse Nachweispflichten, sowie auch Anforderungen im Bereich Revisionssicherheit und Datenschutz. Diese Anforderungen können ohne technische Unterstützung kaum mehr gewährleistet werden.  Mit einem DMS, einem klugen Konzept zur Verwaltung der Fristen und einem Backup Konzept, das diese Anforderungen im Auge behält, sind sie ideal gerüstet, um die gesetzlichen Pflichten (inklusive Aufbewahrung von E-mails mit geschäftsrelevanten Informationen) in diesem Bereich zu erfüllen.  
  • Durch die Verknüpfung des DMS mit Ihrem ERP und der vorhandenen DMS-Workflows besteht ein erhebliches Potential, diverse Prozesse zu automatisieren. Das Dokumentenrouting oder auch die automatisierte Rechnungsverarbeitung sorgen für weniger Fehler und höhere Effizienz.
  • Sie haben eine bessere Entscheidungsgrundlage, denn ein DMS sorgt dafür, dass die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Qualität dem richtigen Adressaten zur Verfügung stehen. Gleichzeitig wird so auch die Zusammenarbeit über mehrere Abteilungen unterstützt, da alle auf dieselbe Datenbasis zugreifen können.

Wie Sie ein DMS-Projekt angehen und was dazu beachtet werden muss, lesen Sie in einem späteren Blog-Beitrag.