Projektbericht
Ein optimales Tool für die Prozessdigitalisierung
Automatisierter Kreditorenworkflow
Die manuelle Verarbeitung der Kreditorenrechnungen war sehr zeitintensiv. Mit dem Wunsch einer effizienten, schnellen und digitalen Abwicklung des Prozesses, gelangte die Tecalto AG an die Lobos Informatik AG.
Lösungskomponenten
Zur Umsetzung der Anforderungen wurden folgende Lösungskomponenten eingeführt:
Tecalto AG
Wenn ein Unternehmen einen Ansatz für die Digitalisierung sucht, ist der Kreditorenworkflow eine Möglichkeit, die hohe Effizienzsteigerung bringt.
Felix Pfister
Mitglied der Geschäftsleitung, Technik, Logistik und Informatik
Projektmethodik
In diversen Meetings und Workshops wurden die Bedürfnisse der Tecalto AG besprochen. Von Anfang an stand ein Projektplan mit einem groben Schema zur Verfügung. IT-Projekte sind aber nie gradlinig, daher wurde auf eine fixe Timeline verzichtet. Natürlich waren ein gewisser Zeit- und Kostenrahmen, sowie die Ziele vorgegeben. Das End-User Team war immer stark involviert und konnte sich während des Projektes fortlaufend Wissen und Verständnis aneignen.
Nachdem ein guter Entwicklungsgrad erreicht worden ist, braucht man den Mut in die Praxis zu gehen – und den hatten die beteiligten Parteien dank der optimalen Vorbereitung.
Das Go Live, sowie der Einsatz der Lösung im Geschäftsalltag gingen ohne Probleme über die Bühne. Von zentraler Bedeutung war das Projektteam, dies hat seine Hausaufgaben immer hervorragend erledigt. Auch der gezielte Austausch beim Erreichen der Meilensteine (Stammdatenüberarbeitung, Prüfung der Prozessschritte, Zuteilung zu den Verantwortlichen) hat wesentlich zum Projekterfolg beigetragen.
Herausforderungen
Die Einführung der Belegerkennung war eine Herausforderung. Jeder Lieferant hat Belege, die anders strukturiert sind. Die Software benötigte daher für das korrekte Auslesen von Informationen aus den Belegen ein gewisses Training. Auch Zu- und Abschläge mussten berücksichtigt werden können.
Für die Konfiguration des Workflows stand eine umfangreiche Dokumentation zur Verfügung. Es ist sehr wichtig, den Workflow einfach zu halten und nicht alle Eventualitäten abdecken zu wollen, denn auch hier zeigt sich, wenn auch abgeschwächt, das Pareto-Prinzip. So durchlaufen die Rechnungen bei der Tecalto AG heute nur wenige Schritte bis zur Zahlungsfreigabe. Diese sind aber durchdacht, effizient und reduzieren das Fehlerpotential
Mitarbeitende
Die Lösung ist bei den Anwendenden sehr gut angekommen. Auf der einen Seite erleichtert sie ihnen die Arbeit. Auf der anderen Seite konnte die Tecalto AG beweisen, dass sie Digitalisierung kann. Sie setzt diese, unter Beizug der Expertise der Mitarbeitenden, aktiv im Geschäftsalltag ein.
Resultat
Die Tecalto AG und Lobos konnten mit erfahrenen Personen eine effizienzsteigernde Lösung umsetzen und mussten dabei das Rad nicht neu erfinden. Die Software macht die Prozesse und die Kommunikation einfacher, robuster und schneller. Die Tecalto AG konnte die Durchlaufzeit auf einen Drittel reduzieren. Zudem werden alle Belege direkt im Prozess digital abgelegt. Durch Einsatz der Belegerkennung und der sich damit ergebene Möglichkeit, Rechnungseingänge grundsätzlich per E-Mail zu verarbeiten, gehört das nachträgliche Scannen der Dokumente der Vergangenheit an. Dadurch wird das DMS-System zum Informationssystem.
Auch bei der Kontierung konnte eine Qualitätssteigerung erreicht werden. Die Sachkonti und Kostenstellen können vorab hinterlegt oder recherchiert werden. So ist quasi eine Vorkontierung vorhanden, und es braucht weniger Korrekturen.
Wie geht es weiter?
Die Positionserkennung wird durch Finetuning kontinuierlich verbessert. Sie soll künftig, als Ergänzung zu EDI, auch im Verkauf eingesetzt werden. Erst wenn Kunden-Bestellungen mittels Positionserkennung automatisch in enventa ERP importiert werden können, ist das nächste Ziel der Digitalisierung erreicht!
