Datenqualität

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Datenqualität für die erfolgreiche Implementierung eines aber auch für Projekte zur Weiterentwicklung bestehender Prozesse entscheidend ist. Ein ERP und auch jeder Prozess darin ist nur so gut, wie die Daten, die darin verarbeitet werden. Dubletten, falsche Adressen, falsche Bankdaten, ungültige E-Mail-Adressen sind nur einige Datensätze, die zu Fehlern und manuellem Eingreifen führen. Diverse Studien zeigen, dass schlechte Qualität von Daten zu einem enormen Verlust führt und auch ein grosses Hindernis für die Digitalisierung darstellt. Eine hohe Datenqualität ist also ein Ziel, dass immer vor Augen gehalten werden muss. Doch was zeichnet eine gute Datenqualität im ERP-Umfeld aus? In der Praxis gibt es verschiedene Dimensionen, die hierfür relevant sind. 

Dies ist zum einen die Genauigkeit, die sich darauf bezieht, inwiefern die Daten das reale Szenario beschreiben. Des Weiteren ist die Vollständigkeit wichtig. Sie beantwortet die Frage, ob alle benötigten Daten auch verfügbar sind. Weitere wichtige Aspekte sind die Datenkonsistenz sowie die Aktualität und die Integrität der Daten. Hier geht es darum, ob Dubletten vorhanden sind und ob Sie Ihren Daten vertrauen können.  

Welche der genannten Dimensionen für Sie von Bedeutung sind, hängt vom konkreten Anwendungsfall und Ihren Prozessen ab. Die Datenqualität bestimmt die Effizienz der Prozesse, wobei die Prozesse auch einen Einfluss auf die Datenqualität haben. Dies bedeutet, dass die Gewährleistung der Datenqualität eine kontinuierliche Überprüfung erfordert. Im Folgenden soll kurz aufgezeigt werden, wie Sie am besten vorgehen. 

1) Datenbereinigung

In einem ersten Schritt müssen die bestehenden Daten bereinigt werden. Hierfür ist es unabdingbar, dass Sie die verschiedenen Anspruchsgruppen identifizieren. So haben Anwender und Anwenderinnen in der Regel andere Anforderungen an die Datenqualität als das Management oder der Gesetzgeber. Mit den verschiedenen Ansprechgruppen im Hinterkopf können Sie dann eine Ist-Analyse durchführen und so bestehende Probleme erkennen. Am besten binden Sie die verschiedenen Abteilungen bzw. Ihre Mitarbeitenden mit ein. Diese kennen in der Regel die Anforderungen am besten und wissen, wo Probleme auftauchen. Machen Sie sich auch Gedanken über doppelt gehaltene Datensätze und überprüfen Sie, ob diese abweichende Informationen enthalten. 

2) Aufbau der Data Governance

Im zweiten Schritt gilt es eine Data Governance aufzubauen. Dabei handelt es sich um die Implementierung von organisatorischen und technischen Massnahmen zur Behebung und Prävention von Datenfehlern. Diese Behelfe müssen reaktive und präventive Prozesse beinhalten. Widmen Sie auch ausreichend Hirnschmalz den Plausibilisierungsprüfungen (zum Beispiel dürfen Postleitzahlen nur einem bestimmten Range entsprechen, das Minimum muss unter dem Maximum liegen etc.). Wenn Sie die Bereinigungen aus Schritt eins dokumentiert haben, können Sie die gängigsten Qualitätsproblemen in Ihrem Unternehmen einfach und effizient in die Implementierung von Massnahmen einfliessen lassen. Wenn Sie verschiedene IT-Systeme einsetzten, ist es unabdingbar, dass die verschiedenen Informationen im ERP als single point of truth, zusammengetragen werden. 

3) Kontinuierliche Datenqualitätsprüfung 

Im Anschluss, muss regelmässig eine Datenqualitätsprüfung erfolgen. Hierfür wird eine Kombination aus vorhersehenden Massnahmen, wie die Anwendung von Prüfregeln und operative Massnahmen, wie die halbjährige Prüfung auf Dubletten, benötigt. ERP-Systeme stellen diverse Werkzeuge zur Verfügung um gängige Probleme (z.B. E-Mail Plausibilisierungen oder die Festlegung von Mussfeldern) abzufangen. Wenn Sie auf eine Branchenlösung setzten, ist die Wahrscheinlichkeit gross, dass spezifische Anforderungen an die Datenqualität, auch im rechtlichen Bereich, bereits bekannt sind und eine Lösung bereits im Standard der Software zur Verfügung steht. 

Sie sehen, die Gewährleistung der Datenqualität ist ein fortlaufender Prozess, der Schulungen und wiederkehrende Überprüfungen benötigt und der die verschiedenen Geschäftsfälle mit einbeziehen muss. Binden Sie Ihre Mitarbeitenden in den Prozess ein. Wie bereits erwähnt, verfügen sie über Expertenwissen, dass durchaus auch bei der Datenqualitätsprüfung eingesetzt werden sollte. 

Gerne können Sie auch uns kontaktieren. Unsere ERP-Berater und ERP-Beraterinnen verfügen über ein breites Expertenwissen in diesem Bereich. 

Tanja Berger, 21. März 2022